Negociação estratégica com transportadoras: garanta o melhor serviço para a operação
Como garantir o melhor serviço para sua operação? Realizando uma negociação estratégica com as transportadoras do mercado. Mas saiba que essa decisão tem impacto significativo nos custos de envio, operações comerciais e, principalmente, na satisfação do cliente.
Em um mercado com centenas de fornecedores ávidos por fechar um novo contrato, cada um deles oferece serviços e recursos diferentes, o que torna a escolha mais complexa e demorada — pelo menos para quem espera encontrar um parceiro que realmente atenda aos requisitos da organização.
Portanto, essa negociação com as transportadoras precisa ser realizada com muito cuidado, afinal, o parceiro escolhido será responsável por movimentar suas mercadorias. Por isso, é essencial analisar diversos fatores, como nível de serviço, custo, capacidade, cobertura geográfica, segurança e equipamentos utilizados para realizar os serviços.
Tomar uma decisão baseada nessas informações fornece um transporte de qualidade, com a máxima segurança e que garante que as mercadorias chegarão no seu destino totalmente integras, além de entregar a melhor relação custo-benefício em relação ao serviço.
Para selecionar um parceiro entre as diversas transportadoras disponíveis, é preciso analisar diversos fatores e se sentar à mesa de reunião para negociar as melhores condições do serviço que será fornecido.
Como garantir o melhor serviço para sua operação
Custos, qualidade do serviço, reputação e confiabilidade estão entre os fatores que devem ser analisados antes de começar a negociar com transportadoras e buscar o melhor equilíbrio entre eles. Isso exige uma compreensão sobre diversos fatores de mercado, adotar uma abordagem estratégica e contar com a capacidade de estabelecer e manter um bom relacionamento com as transportadoras. Conheça algumas dicas para tornar esse processo mais fácil:
Converse com transportadoras diferentes
Não existe uma empresa de transporte que monopolize os serviços, então, use a variedade de empresas em favor dos negócios. Claro, isso torna o trabalho mais complexo, mas o resultado é encontrar os melhores serviços para as necessidades da empresa. Considere conversar com múltiplas transportadoras e analise as tarifas cobradas, tempo de trânsito, locais de coleta, área de atuação, etc.
Dessa forma, é possível fortalecer o relacionamento com o provedor de serviços de transporte atual, compartilhando feedbacks e mensagens. Mas, ao mesmo tempo, busque criar um relacionamento com um novo parceiro. Entender o que motiva as transportadoras ajuda a atender suas necessidades.
Tenha informações que auxilie nas negociações
Conhecer a fundo o contrato com o fornecedor atual é fundamental para começar a negociar com outras transportadoras. Além disso, não se esqueça de compreender seus próprios dados: quantidade de remessas por ano, valor do frete, peso dimensional (pacotes e divisor contratado), zona e distribuição de peso. Anexe dados de remessa em todas as etapas da negociação. Compreender o que constitui os custos com as remessas fornece informações valiosas para negociação com as transportadoras.
Considere o cálculo de peso dimensional
Tarifas, muitas vezes, são baseadas no tamanho do pacote enviado, o que também é conhecido como cálculo de peso dimensional. Esse cálculo é voltado para incentivar a otimização dos tamanhos das embalagens e para reduzir o desperdício de espaço entre as caixas, o que também contribui para otimizar o espaço utilizado nos caminhões. Claro, as transportadoras querem utilizar ao máximo o espaço de carga com o maior número possível de embalagens, por isso, considere a isenção do peso dimensional em uma nova negociação.
Não renuncie aos seus direitos de reembolso
Se a transportadora não entregar a mercadoria no prazo, sua empresa tem direito ao reembolso dos valores relacionados. Então, nunca renuncie a esse direito durante a negociação de um contrato com as transportadoras. Mesmo que isso signifique descontos, é importante que a empresa de transporte seja responsabilizada por entregas fora do prazo. Monitorar os envios e solicitar o reembolso quando necessário é uma forma de reduzir custos e melhorar a eficiência no envio das mercadorias.
Analise os custos
Consulte as faturas de remessa para ter noção dos custos adicionais cobrados em relação às remessas. Considere o número total de cobranças, o custo médio de cada uma delas, os custos totais para taxas acessórias e estime o custo projetado para o próximo ano para renegociar contratos. Essas várias despesas extras têm um papel significativo nos gastos com envio, cada uma delas com termos e condições específicos que precisam ser avaliados.
Entenda as tarifas de referência
Negociações bem-sucedidas implicam em determinar descontos e incentivos ideais. Realizar um benchmarking ajuda a obter tarifas realistas com base em remessas parecidas, permitindo projetar possíveis economias. Talvez seja necessário fazer uma parceria com uma empresa especializada nesse tipo de análise e modelagem de custos, mas essas informações fornecem os recursos corretos para determinar uma boa redução de custos para a empresa.
Envie RFPs e respostas em PDF
No momento de enviar as RFPs, tenha as taxas desejadas para cada zona e faixa de preço especificadas e solicite descontos para serviços que não são utilizados. Determine as taxas de acessórios aos quais descontos são desejados e inclua datas para as respostas a cada solicitação para manter um histórico documentado.
Quantifique os acordos propostos
É esperado receber diversas propostas das várias transportadoras. Por isso, é essencial examinar cada proposta para determinar o impacto que elas terão nos gastos e na operação, entender seu custo médio por remessa, por peso, por zona e por nível de serviço. Com base nessas informações, é possível calcular a economia anual e compreender exatamente o que cada transportadora oferece.
Revise os termos de contrato regularmente
É muito importante monitorar e revisar os termos de contrato regularmente, por exemplo, renegociando os termos antes do vencimento de possíveis descontos. Se esse prazo expirar, os custos de envio irão aumentar significativamente. Portanto, procure encontrar um equilíbrio entre as necessidades da empresa e da transportadora para que ambos possam se beneficiar desse relacionamento.
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